ISO 9001 DocFlow – система управления документацией - AQR - Управленческий консалтинг, менеджмент качества ISO и HACCP

ISO 9001 DocFlow – система управления документацией

Основные возможности программы

Программа Fox Manager – ISO 9001 DocFlow является системой управления документацией согласно требований стандарта ISO 9001.

Программа позволяет:

Хранить все документы в единой базе данных с доступом по сети;
Структурировать документы по папкам с любым уровнем вложенности;
Управлять правами доступа к каждому документу и папке;
Вести учет ревизий, назначать даты пересмотра и ответственного сотрудника за каждый документ;
Разделять документы на типы согласно требований стандарта ISO 9001;
Осуществлять полноценный поиск и фильтрацию документов по различным признакам;
Экспортировать список документов в Excel в виде таблицы.

Программа Fox Manager – ISO 9001 DocFlow имеет простой и понятный русскоязычный интерфейс. Для хранения информации используется база данных SQLite, что позволяет осуществлять одновременную работу с программой нескольким десяткам пользователей без необходимости в использовании выделенного сервера или дополнительного платного ПО.

Рекомендуемые системные требования:

• 600 MHz Processor
• 50 MB HDD Space (зависит от кол-ва документов в Вашей организации)
• 128 MB RAM
• Windows(r) 98/2000/XP/VISTA

Программа и стандарт ISO 9001

В пункте 4.2.1. стандарта ISO 9001 указано, что документация предприятия может храниться в любой форме и на любом носителе, включая электронный формат, как это реализовано в программе Fox Manager - ISO 9001 DocFlow.

Согласно рекомендаций стандарта ISO 9001 всю документацию компании можно условно разделить на два типа: «Документы» и «Записи».

Документы, как правило, устанавливают требования к выполнению какого-либо действия (например, «КЗоТ»).

Записи – это учётные документы, которые отражают статус выполнения какого-либо действия (например, «Журнал входящей корреспонденции»).

Задать типы документов в программе Fox Manager - ISO 9001 DocFlow вы можете в разделе «Настройка» главного меню.

Помимо уже заданных типов документов, вы можете дополнительно ввести свои типы документов, присущие только вашему предприятию.

В программе Fox Manager – ISO 9001 DocFlow каждый созданный документ по умолчанию имеет статус «не утвержден», что позволяет легко идентифицировать такие документы во избежание их использования в деятельности предприятия до прохождения процедуры утверждения.

С помощью гибко настраиваемой системы фильтров вы можете видеть список неутвержденных документов в каждой категории, а также экспортировать список таких документов в Excel.

В карточке на каждый документ можно вести учет ревизии документа и устанавливать срок принятия и пересмотра документа, после чего программа самостоятельно рассчитает срок хранения и уведомит пользователя о простроченных документах.

Программа также позволяет присваивать каждому документу код и автоматически следит, чтобы коды никогда не повторялись.

Все удаленные пользователями документы хранятся в специальной корзине, откуда администратор их всегда может восстановить в случае необходимости.

Также программа ведет подробную статистику на каждый документ, с помощью которой администратор базы данных может получить информацию о том, кем был создан документ в базе данных, когда и кем удален, а также как часто он используется и когда был пересмотрен.

ISO 9001 статистика использования документов

Работа в сетевом режиме

Программа Fox Manager – ISO 9001 DocFlow может работать в сетевом режиме, например, по локальной сети. Для этого достаточно выложить папку с базой данных в доступное сетевое место, а при открытии программы указать путь к базе данных в сети.

База данных SQLite позволяет производить чтение с базы данных множеству пользователей одновременно, а также производить одновременную отложенную запись в базу данных.

Программа позволяет распределить доступ к каждому документу и папке.

Программа Fox Manager – ISO 9001 DocFlow не сможет заменить вам полноценную систему электронного документооборота, но может стать удобным средством для хранения всех документов вашего предприятия в одном месте с элементами контроля и распределения доступа.

Программа распространяется абсолютно бесплатно и без ограничений.

Скачать программу Fox Manager - ISO 9001 DocFlow (версия 1.0).